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办公楼宇物业公司合同在线管理办法(快速查找合同的方法)

科技知识 时间:2024-01-02 10:15:17

在办公楼宇物业合同管理工作中,传统的纸质合同容易丢失或损坏,而将合同在线化管理则可以确保合同数据的安全性。在线合同管理可以有效提升工作效率,如合同到期提醒和续签。这不仅降低了人为错误的风险,还加快了合同的执行速度。办公楼宇物业如何将合同在线化管理呢?

办公楼宇物业公司合同数字化管理是必然的趋势,是传统办公楼宇物业公司转智慧物业转变的一个重要环节。而马克合同管理系统尤为适合办公楼宇物业公司使用。下文一起来看看马克合同管理系统怎么用。

马克合同管理系统可以对合同进行管理,并支持合同录入和导出。具体使用请看下面教程:

步骤一:进入合同管理系统

可以点击马克合同管理系统进入,也可以在马克智慧服务平台或者马克物业收费系统的插件中心中点击“马克合同管理系统”即可以进入合同管理系统,只有团队的管理员才可以看到入口,如果普通员工也需要使用合同管理系统,建议可以创建一个专门的合同管理系统使用团队并设置为管理员即可。

步骤二:添加合同

1、在合同管理列表中点击“添加合同”,可以选择单个新增或者批量导入:

【单个新增】

1)点击“单个新增”按钮

2)在“添加合同”弹窗中填写合同信息,比如合同名称、合同类型、合同编号、合同状态等。如果还需要填写其他信息,可以点击“更多拓展信息”进行填写。

如果发现“更多拓展信息”项里面还是没有想要的信息,可以点击“新增自定义项”来自行添加

【批量导入新增】

若想一次性导入多个合同,可以选择“批量导入新增”,下载导入模板来进行批量填写导入

填写完毕后,再把模板上传到系统中即可把合同批量导入到系统

步骤三:查看合同

在合同管理列表中可以查看所有合同,并支持按合同名称、合同编号、合同类型、合同状态和签约日期来快速筛选出对应条件的合同

步骤四:导出合同

系统中的合同支持导出,点击“更多”-“导出合同”即可把合同文档导出

步骤五:设置合同到期提醒

在合同管理系统中可以设置合同到期提醒,可以设置提醒人和提醒时间。点击“更多”-“设置合同到期提醒”

可以设置提醒人,以及合同到期前多少天进行短信和系统通知提醒。设置后,合同将会按设置的天数到期进行短信和系统通知提醒。提醒人会收到一条短信,并且可以在合同管理系统的通知中查看提醒

应用案例分享

某办公楼宇物业管理公司存在合同管理效率低下的问题。手工整理合同耗费时间多、容易丢失、合同到期没有及时跟进等问题让工作变得繁琐且容易出现错误。为了提高工作效率,该物业公司决定使用马克合同管理系统。使用后,合同可在线查找,合同到期自动提醒等,工作效率大大提升。

原标题:办公楼宇物业公司合同在线管理办法(快速查找合同的方法)

标签: #科技知识

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